Kun menetelmiä ja työkaluja kehitetään, hyötyjiä ovat asiakkaat ja suunnittelijat
Menetelmien ja työkalujen kehittäminen on UKI Arkkitehdeilla kaikille halukkaille avointa tiimityötä, joka hyödyttää niin suunnittelijoita kuin asiakasta. Vähemmän virheitä ja turhaa työtä, enemmän aikaa suunnittelulle sekä korkeampaa työhyvinvointia, kiteyttää arkkitehti Karita Lahti tavoitteita ja tuloksia.
”Asiakkaalle kehittämistyön lisäarvo näkyy suunnittelutyön hallittuna kokonaisuutena ja suunnitelmien laadukkuutena”, lisää puolisen vuotta UKIn Menetelmät ja työkalut -tukitoiminnon vetäjänä toiminut Lahti.
Alan kova kilpailu ja UKIn henkilöstömäärän kasvu ovat olleet ajureita järjestelmällisen kehittämistyön aloittamisessa. Jatkuva kehittäminen on myös yksi UKIn arvoista. Kaiken tekemisen tulisi olla sellaista, joka innostaa suunnittelijoita ja tuottaa lisäarvoa asiakkaalle, sanoo UKIn varatoimitusjohtaja Ulla Passoja.
“Henkilökunnan työssä jaksaminen ja motivaatio ovat tärkeitä perusteluja kehitystyölle. Turhat vaiheet ja kankeat työtavat vievät työaikaa, jota korkealaatuiseen suunnitteluun tarvitaan lisää”, hän jatkaa.
Ulla Passoja vastaa UKI Arkkitehtien tukitoimintojen kokonaisuudesta, josta yksi osa on menetelmien ja työkalujen kehittäminen. Sen alle kuuluvat kaikki suunnitteluprojektien käyttämät työkalut ja menetelmät, kuten suunnitteluohjelmat Archicad ja Revit, UKIn oma vuorovaikutteinen VALO2.0™-menetelmä sekä esimerkiksi dokumenttipohjat, tarkistuslistat ja ohjeistukset.
Töitä tehdään tiiviisti yhdessä
UKIn arvojen mukaisesti kehitystyöhön ovat tervetulleita kaikki kiinnostuneet, jotka haluavat tuoda mukaan oman panoksensa. Kehitystiimeissä on edustusta eri suunnitteluryhmistä ja toimipisteistä. Näin tekijöiden pitkä ja monipuolinen kokemus saadaan kaikkien tietoisuuteen ja hyödynnettäväksi. Lisäksi koko henkilöstön kommentit ja palautteet huomioidaan ja hyödynnetään kehityksessä.
Tukitoimintojen selkeyttäminen toi järjestelmällisyyttä kehitystoimintaan. Nyt erilliset kehitysprojektit on tuotu yhden sateenvarjon alle, ja tekeminen on suunniteltua, budjetoitua ja tavoitteellista, kuvaa työssä mukana oleva arkkitehti Juho Tastula.
Tastulan mukaan kyse on myös yhdeksi Suomen suurimmaksi kasvaneen toimiston kasvukipujen minimoinnista. Kun suunnittelija siirtyy projektista toiseen, yhdessä sovitut menetelmät ja työtavat nopeuttavat työhön tarttumista.
”Jos suunnittelijana siirtyisin vaikkapa koulusuunnittelusta teollisuusasiakkaan projektiin, minulla olisi heti käsitys, kuinka asioita tehdään teknisesti. Pystyisin keskittymään nopeammin puhtaaseen suunnittelutyöhön”, Tastula kertoo.
Karita Lahden ja Ulla Passojan mukaan UKI Arkkitehdeilla työskentelee erilaisia persoonia, mikä koetaan rikkautena. Siksi ohjeistuksessa ei pyritä kahlitsemiseen, vaan luovassa suunnittelutoimistossa tarvitaan persoona- ja projektikohtaista väljyyttä. Yhteisten toimintatapojen kehitystyö on mahdollistamista ja parhaiden käytäntöjen tarjoamista – perusta varsinaiselle suunnittelutyölle.
”Meidän pitää ymmärtää, missä on luovuuden paikka ja missä tarvitaan tarkkaa rakennetta ja ryhtiä. Ainakin suunnittelutyötä ja kommunikointia voi tehdä omalla persoonallaan”, he sanovat.
Asioita kehitetään kolmella tasolla
Kun puhutaan toimintatapojen kehittämisestä ja selkeyttämisestä, toimitaan yritystasolla. Myös projektitasolla tehdään jatkuvaa kokeilua ja kehittämistä, ja parhaat toimintatavat tuodaan mukaan heti seuraavaan sykliin. Esimerkiksi vuosien sairaalaprojekteissa on liian pitkä aika odottaa parannuksia seuraavan projektin alkuun.
“Yksilötasolla jokainen ukilainen joutuu miettimään, kuinka voisi itse tehdä hommia entistä paremmin. Puolen vuoden seurantajakson aikana henkilökunta seuraa omaa työskentelyään sekä työhyvinvointiin, käytettyyn työaikaan ja asiakastyytyväisyyteen vaikuttavia tekijöitä”, Lahti sanoo.
“Automatisoimalla rutiininomaisia tehtäviä suunnittelutyössä saamme aikaa arvokkaalle suunnittelutyölle ja laadukkaita ratkaisuja asiakkaalle.”
Ulla Passoja, UKI Arkkitehdit
UKI Arkkitehtien menetelmien ja työkalujen kehittämistyön taustalta voikin löytää Lean-ajattelua, jossa karsitaan turhat asiat pois, hiotaan virhealttiita kohtia ja keskitytään faktaperusteisesti ongelmakohtiin. Tavoitteena on, että tekijät saavat keskittyä luovuutta ja uusia ratkaisuja vaativaan suunnittelutyöhön mahdollisimman kiireettömästi. Se tuottaa asiakkaalle lisäarvoa.
“Ei tehdä pelkkää kivaa kehityspöhinää, vaan tunnistamme pullonkaulat ja korjaamme niitä tietoon perustuen”, sanoo Lahti ja vilauttaa alan standarditeosta Design Management for Architects.
“Pyörää ei ole tarkoitus keksiä uudestaan. Jo parhaiksi todetut tavat otetaan käyttöön ensimmäisenä. Tähtäimenä on saada suunnittelijalle työrauha. Ei tarvitse pohtia, miten asiat saadaan toimimaan, kun muut ovat jo miettineet sen valmiiksi käytännön tasolla esimerkiksi suunnitteluohjelmissa”, sanovat Lahti ja Tastula.