Suunnittelun kehittämistä ja kasvun hallintaa

UKI Arkkitehdit halusi kehittää hyvän paremmaksi ja yhtenäistää muutamassa vuodessa kaksinkertaistuneen henkilöstönsä työtapoja työn sujuvoittamiseksi. Yhdessä ideoidut keinot työtapojen, suunnittelun läpiviemisen ja ohjelmistojen kehittämiseksi näkyvät arjessa monena sisäisten prosessien kehittämishankkeena. Lopputuloksena on tehokkuutta, säästöjä ja parempaa palvelua.

Ilmassa leijuneet ideat UKI Arkkitehtien suunnitteluprosessin kehittämisestä alkoivat konkretisoitua vuosi sitten toukokuussa UKI-päivillä. Asiat olivat kunnossa, mutta ne haluttiin vieläkin paremmiksi. Sisäiseen kehitystyöhön kiinnitettiin enemmän huomiota ja siihen alettiin suhtautua kuin oikeaan projektiin, joka tarvitsee vastuuhenkilöt sekä riittävästi aikaa ja resursseja.

Sisäisten prosessien kehittämisen tavoitteena on luoda yhtenäiset työtavat, jotka ovat kaikille selkeästi ymmärrettäviä

Juho Tastula, arkkitehti

”Enemmän tehoja ja sujuvampaa työntekoa, vähemmän tyhjäkäyntiä ja turhautumista. Emme halua hukata voimavaroja työlle epäolennaisiin asioihin, vaan keskittyä suunnitteluun”, arkkitehti Timo Tyynismaa listaa etuja.

Koko henkilöstön yhteisillä UKI-päivillä ideoitiin laajalla skaalalla, millä tavoin asioita voisi parantaa ohjelmistojen, työtapojen ja kokonaisvaltaisesti suunnittelun läpiviemisen suhteen.

”Oikeat henkilöt oikeissa ryhmissä työstivät aiheita, jotka kuuluvat juuri heille. Kehitettäväksi on poimittu yksittäisiä kokonaisuuksia, esimerkiksi ohjelmiston kehittämistä tai kansiorakenteen päivittämistä”, sanoo suunnitteluprosessin kehittämisestä eli Suprosta vastuussa oleva Timo.

Jatkuvaa parantamista

UKI-päivä oli selkeä alku kehitystyölle, jolla ei kuitenkaan ole yhtä selvää loppua. Prosessien ja työtapojen kehittäminen on jatkuvaa työtä.

”Kansiorakenteen parantamisen ensimmäinen vaihe on valmistunut, mutta puolen vuoden päästä kuuntelemme palautetta ja jatkamme eteenpäin sen mukaisesti. ARCHICAD- ja Revit-ohjelmistokehitys jatkuu ja kehittyy koko ajan”, Juho sanoo

Muutoksiin liittyy usein vastarintaa. Niin UKIllakin, mutta yllättävän vähäisessä määrin, kiittää Timo.

”Vanhat omaksutut tavat ovat itse kullakin syvällä selkärangassa. UKIn uusien yhteisten tapojen omaksuminen vaatii työtä, mutta asiantuntijaorganisaatiossa on kaikille selvää, miksi kehitystyötä tehdään. Työ tehostuu, ja asiakas saa parempaa palvelua”, Timo jatkaa.

Pienillä kokonaisuuksilla on suuri merkitys

UKIlla parannetaan toimintaa laajemmin kuin vain suunnitteluprosessia kehittäen. Yrityksen johdolla on käynnissä omat kehittymisohjelmansa. Supron lisäksi käynnissä ovat itsenäiset Laari- ja Visu-nimiset hankkeet, joista jälkimmäinen keskittyy nimensä mukaisesti visuaalisuuden ja havainnekuvaosaamisen parantamiseen.

Prosessien ja osaamisen kehittäminen ja yhteisten toimintatapojen luominen ovat myös osa yrityksen kasvunhallintaa. UKI Arkkitehdit on viidessä vuodessa tuplannut henkilömääränsä 70:een, joten kansiorakenneprojektin kaltaisella ”tylsällä” kokonaisuudella on isossa porukassa suuri merkitys, Timo ja Juho huomauttavat.

”Kansiorakenne vaikuttaa eniten tekijöihin, jotka voivat siirtyä asiakasprojektien välillä useastikin. Nyt vältytään turhalta briiffaamiselta, ja asiat löytyvät heti oikeasta paikasta. Hyöty ja säästö on helposti todennettavissa, ja ilman Suproa hukkatunteja voisi laskea melkoisen määrän. Tehokkuuden lisäksi on tärkeää, että kun asiat ovat selkeämpiä myös virheiden mahdollisuus pienenee”, sanoo Juho.

Supron tapaisten projektien tarkoitus on tietenkin helpottaa työtekoa, ei vaikeuttaa sitä virastomaisella byrokratialla. UKIn Supro-tiimi ei ole ylhäältä ohjattu, vaan mukana on kehittämisestä kiinnostuneita vapaaehtoisia tekijöitä. ”Supron myötä on havahduttu huomaamaan, että yrityksen kehittämiseen menee aikaa ja siihen pitää varata resursseja. Asiat eivät kehity siinä sivussa, vaan niitä pitää tehdä erikseen, ja suunnittelun kehittämisestä kiinnostuneille annetaan riittävästi aikaa ja resursseja kehitystyöhön”, päättävät Juho ja Timo.